Assinatura eletrônica vale em cartório? Reconhecimento de firma, registro e limites

Muita gente ainda leva contrato ao cartório "por garantia". Às vezes é necessário, na maioria das vezes é dispensável. Aqui você vai separar o que é exigência legal do que é hábito, entender o que muda com atos notariais eletrônicos e saber quando um registro realmente agrega. Para o panorama, veja o guia de assinatura eletrônica.

#Reconhecimento de firma ainda é necessário?

Reconhecimento de firma é o ato em que o cartório confirma que a assinatura de próprio punho pertence a determinada pessoa. Ele existe para resolver um problema do papel: como saber se a assinatura é mesmo de quem diz ser?

Na assinatura eletrônica, esse problema é tratado por outros meios: verificação de identidade (código, selfie, documento), trilha de auditoria, data, hora, IP e hash do documento. A MP 2.200-2/2001 admite esses meios, desde que aceitos pelas partes:

"O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não-emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento."

Também no processo, o CPC considera autêntico o documento não só quando o tabelião reconhece a firma, mas também quando a autoria é identificada por qualquer outro meio legal de certificação, inclusive eletrônico (art. 411, II). Ou seja, a firma reconhecida é um caminho, não o único.

Em muitas relações com a administração pública, a Lei 13.726/2018 também reduziu a exigência de reconhecimento de firma, mas cada órgão tem suas regras, então confirme antes de enviar.

#Quando o cartório é realmente obrigatório?

Quando a lei exige uma forma solene. O exemplo mais conhecido está no Código Civil:

"Não dispondo a lei em contrário, a escritura pública é essencial à validade dos negócios jurídicos que visem à constituição, transferência, modificação ou renúncia de direitos reais sobre imóveis de valor superior a trinta vezes o maior salário mínimo vigente no País."

Outros exemplos de atos com forma própria: casamento, testamento público, pacto antenupcial e certos atos de registro. A lista completa não cabe aqui, e cada caso tem peculiaridades. Veja os artigos quais documentos não podem ser assinados eletronicamente e assinatura eletrônica tem validade jurídica?.

#E o registro do contrato em cartório?

Registro é diferente de reconhecimento de firma. Em vez de confirmar a assinatura, ele dá publicidade e data certa ao documento. O Código Civil trata do efeito perante terceiros:

"O instrumento particular, feito e assinado, ou somente assinado por quem esteja na livre disposição e administração de seus bens, prova as obrigações convencionais de qualquer valor; mas os seus efeitos, bem como os da cessão, não se operam, a respeito de terceiros, antes de registrado no registro público."

Na prática: entre as partes, o contrato vale desde a assinatura. Para valer contra terceiros, pode ser necessário registrar (por exemplo, no Registro de Títulos e Documentos, ou no registro de imóveis quando o caso exigir). Se o seu contrato não precisa de efeitos contra terceiros, o registro costuma ser opcional.

#Atos notariais eletrônicos: o cartório também é digital

O CNJ regulamentou, pelo Provimento 100/2020, a prática de atos notariais eletrônicos por meio da plataforma e-Notariado. Com isso, certos atos podem ser feitos por videoconferência e com assinatura por certificado digital notarizado. Isso reduz deslocamentos mesmo quando o ato exige o tabelião.

Importante: os requisitos variam conforme o ato e o cartório. Antes de iniciar, consulte o tabelionato ou o site do Colégio Notarial do Brasil. Este texto é informativo e não substitui o aconselhamento de um advogado.

#Quadro-resumo: cartório ou plataforma de assinatura?

#Como reduzir a necessidade de cartório

• Escolha um método com evidências fortes (verificação de identidade, trilha de auditoria, hash).
• Use selo ICP-Brasil com carimbo do tempo no documento final, que dá data certa.
• Inclua cláusula de reconhecimento mútuo da assinatura eletrônica.
• Guarde o certificado de assinaturas junto ao arquivo.

#Como fazer isso na Assinia

1. Envie o contrato e adicione os signatários por e-mail ou WhatsApp.
2. Reforce a identificação com código de verificação, e selfie e foto do documento por signatário, quando fizer sentido.
3. Receba o documento com QR Code em cada página, certificado de assinaturas (data, hora, local, dispositivo, hash SHA-256) e selo digital ICP-Brasil da plataforma com carimbo do tempo.
4. Se o destinatário exigir cartório, você leva o arquivo final e o certificado como comprovação.

A página pública de validação permite a qualquer pessoa conferir o documento.

#Perguntas frequentes

#Assinatura eletrônica precisa de reconhecimento de firma?

Em regra, não. O reconhecimento de firma confirma a autenticidade de uma assinatura de próprio punho, e a assinatura eletrônica comprova autoria por outros meios, como código de verificação, trilha de auditoria e hash. A exigência só existe se a lei, o órgão destinatário ou o próprio contrato a impuser.

#Quando o cartório é obrigatório mesmo com assinatura eletrônica?

Quando a lei exige forma solene, como escritura pública para negócios sobre imóveis acima de trinta vezes o maior salário mínimo, conforme o art. 108 do Código Civil, além de atos como casamento e testamento público. Também há casos em que o registro é necessário para produzir efeitos contra terceiros.

#O cartório aceita documento assinado eletronicamente?

Depende do ato e do cartório. Os atos notariais eletrônicos são regulamentados pelo Provimento 100/2020 do CNJ e pela plataforma e-Notariado. Para registro de documentos, cada serventia segue suas normas, e muitas aceitam arquivos com assinatura qualificada ICP-Brasil. Consulte o cartório antes de enviar.

#Registrar o contrato em cartório dá mais validade?

O registro não é necessário para a validade entre as partes na maioria dos contratos. Ele é útil para produzir efeitos perante terceiros, conforme o art. 221 do Código Civil, e para dar publicidade e data certa. Em contratos de baixo risco, costuma ser dispensável.

#O que é o e-Notariado?

É a plataforma dos cartórios de notas para a prática de atos notariais eletrônicos, criada no âmbito do Provimento 100/2020 do CNJ. Ela permite, em determinados atos, a realização por videoconferência com certificado digital notarizado. Os requisitos variam conforme o tipo de ato.

#Conclusão

Cartório é exceção, não regra, para contratos privados assinados eletronicamente. Descubra se o seu documento tem forma exigida por lei e, se não tiver, concentre-se em gerar boas evidências. Crie sua conta grátis na Assinia e economize idas desnecessárias ao cartório.